Aplicația OSACE
Conectează-te la inima asociației. Fii la curent cu noutățile, gestionează-ți orele de voluntariat și scanează prezența la evenimente direct de pe telefon.
Prezență Rapidă
Scanează codul QR la evenimente și ședințe pentru a-ți înregistra instantaneu prezența și orele alocate.
Newsfeed & Noutăți
Află primul despre noile proiecte, comentează la postări și interacționează cu restul voluntarilor.
Clasament & Gamification
Urcă în topul voluntarilor pe baza orelor acumulate și deblochează insigne speciale (badges) pentru realizările tale.
Control Complet (RGPD)
Gestionează preferințele de notificări, șterge contul oricând sau exportă-ți toate datele personale într-un PDF oficial.
Politica de Confidențialitate (Privacy Policy)
Ultima actualizare: Mai 2026
Această politică descrie modul în care Organizația Studenților din Automatică și Calculatoare (OSACE) colectează, folosește și protejează datele dumneavoastră prin intermediul aplicației mobile OSACE.
1. Ce date colectăm
- Date de profil: Nume, prenume, adresa de email instituțională/personală.
- Autentificare: Parola (stocată exclusiv în format criptat).
- Media & Validare: Poze de profil (avatare) și fotografii ale legitimației/carnetului de student (folosite exclusiv pentru validarea statutului de student de către administratori). Notă: Pentru a respecta principiul minimizării datelor din normele RGPD, fotografia legitimației (care poate conține CNP-ul) este ștearsă automat și definitiv de pe serverele noastre imediat după ce un administrator îți procesează cererea (prin aprobare sau respingere).
- Preferințe: Setările tale privind notificările push (ex: anunțuri activități, actualizări validare).
2. Permisiunile dispozitivului
Pentru a funcționa corect, aplicația solicită următoarele permisiuni pe dispozitivul dumneavoastră:
- Camera foto: Strict pentru scanarea codurilor QR la evenimente în vederea înregistrării prezenței și pentru fotografierea legitimației de student. Nu se fac înregistrări video sau fotografii fără acțiunea explicită a utilizatorului.
- Galeria foto (Storage): Pentru a permite utilizatorului să își încarce sau să își actualizeze poza de profil.
- Notificări Push: Pentru a trimite alerte importante legate de ședințe, noutăți sau validarea contului. Acestea pot fi oprite oricând din secțiunea de preferințe a aplicației.
3. Cum sunt folosite datele
Datele colectate sunt utilizate strict în scop intern pentru:
- Managementul și evidența membrilor și voluntarilor asociației OSACE.
- Generarea clasamentului (leaderboard) bazat pe implicarea și orele acumulate.
- Facilitarea comunicării interne prin sistemul de postări (Newsfeed).
4. Partajarea datelor
NU vindem, nu închiriem și nu partajăm datele dumneavoastră personale către terți, agenții de publicitate sau alte companii. Datele sunt accesibile doar de către dumneavoastră și de către conducerea asociației (administratori/coordonatori) în scop de management.
5. Retenția, securitatea și dreptul de acces (RGPD)
Păstrăm datele dumneavoastră atâta timp cât contul dumneavoastră este activ în cadrul asociației. Toate comunicațiile dintre aplicație și server sunt securizate și criptate (HTTPS), iar datele sunt stocate pe servere protejate. Parola contului este stocată exclusiv într-un format criptat (hash) ireversibil.
Dreptul de acces (Art. 15 RGPD): Aveți dreptul de a obține o copie a tuturor datelor personale pe care le deținem. Puteți genera și descărca oricând un document PDF cu întregul istoric și datele de profil, direct din secțiunea “Export Date” a aplicației.
6. Limita de vârstă (Children’s Privacy)
Aplicația este destinată exclusiv studenților universitari (persoane cu vârsta de 18+ ani). Nu colectăm cu bună știință date personale de la minori. Procesul de validare a contului necesită confirmarea statutului de student, acționând ca un filtru strict de vârstă.
Termeni și Condiții (Terms & Conditions)
Prin utilizarea aplicației OSACE, sunteți de acord cu următoarele condiții:
- Scopul aplicației: Aplicația este destinată exclusiv membrilor și voluntarilor asociației OSACE pentru facilitarea activităților interne.
- Validarea Contului: Pentru a preveni abuzurile și a asigura securitatea platformei, accesul la funcțiile principale ale aplicației este restricționat până când identitatea de student este verificată și aprobată manual de un administrator (prin încărcarea legitimației de student).
- Conduita: Utilizatorii sunt obligați să păstreze un limbaj adecvat și o conduită profesională în secțiunea de comentarii a aplicației.
- Validitatea Orelor: Scanarea frauduloasă a codurilor QR de prezență poate duce la anularea orelor sau suspendarea contului de către administratori.
- Responsabilitate: OSACE depune toate eforturile pentru funcționarea optimă a aplicației, dar nu este responsabilă pentru eventualele pierderi de date cauzate de defecțiuni tehnice ale serverelor.
Ștergerea Contului (Account Deletion)
Conform directivelor Apple App Store și Google Play Store, aveți dreptul de a solicita ștergerea completă a contului dumneavoastră și a tuturor datelor asociate.
Cum îți poți șterge contul:
- Din interiorul aplicației: Accesați meniul “Profil” (Profile), apoi derulați până la secțiunea de setări și apăsați butonul roșu “Șterge Contul”.
- Prin email: Trimiteți o solicitare cu subiectul “Solicitare Ștergere Cont” la adresa de email menționată în secțiunea de contact de mai jos, folosind adresa de email asociată contului dumneavoastră.
Atenție: Ștergerea contului este o acțiune ireversibilă. Toate orele de voluntariat acumulate, istoricul participărilor și insignele (badges) obținute vor fi șterse definitiv din baza noastră de date.
Contact & Suport
Dacă aveți întrebări legate de politica de confidențialitate, probleme cu aplicația sau doriți să exercitați dreptul de ștergere a datelor, ne puteți contacta prin următoarele metode:
- Email: contact@osace.ro
- Adresă fizică: Bulevardul Decebal 107, Craiova
The OSACE App
Connect to the heart of our association. Stay up to date with the latest news, manage your volunteering hours and scan your attendance at events directly from your phone.
Quick Attendance
Scan the QR code at events and meetings to instantly record your attendance and the allocated hours.
Newsfeed & Updates
Be the first to know about new projects, comment on posts and interact with the rest of the volunteers.
Leaderboard & Gamification
Climb the volunteers leaderboard based on accumulated hours and unlock special badges for your achievements.
Full Control (GDPR)
Manage notification preferences, delete your account at any time or export all your personal data into an official PDF.
Privacy Policy
Last updated: May 2026
This policy describes how the Students’ Organization of Automation and Computers (OSACE) collects, uses and protects your data through the OSACE mobile application.
1. What data we collect
- Profile data: First name, last name, institutional/personal email address.
- Authentication: Password (stored exclusively in encrypted form).
- Media & Validation: Profile pictures (avatars) and photographs of the student ID card (used exclusively for validating student status by administrators). Note: To respect the principle of data minimization under GDPR, the student ID photo (which may contain the personal identification number) is automatically and permanently deleted from our servers immediately after an administrator processes your request (by approval or rejection).
- Preferences: Your settings regarding push notifications (e.g. activity announcements, validation updates).
2. Device permissions
To function correctly, the application requests the following permissions on your device:
- Camera: Strictly for scanning QR codes at events to register attendance and for photographing the student ID card. No video recordings or photos are made without the explicit action of the user.
- Photo Gallery (Storage): To allow the user to upload or update their profile picture.
- Push Notifications: To send important alerts related to meetings, news or account validation. These can be turned off at any time from the application’s preferences section.
3. How the data is used
The collected data is used strictly for internal purposes for:
- Management and record-keeping of OSACE members and volunteers.
- Generating the leaderboard based on involvement and accumulated hours.
- Facilitating internal communication through the posts system (Newsfeed).
4. Data sharing
We DO NOT sell, rent or share your personal data with third parties, advertising agencies or other companies. The data is accessible only by you and by the association’s leadership (administrators/coordinators) for management purposes.
5. Retention, security and right of access (GDPR)
We retain your data for as long as your account is active within the association. All communications between the application and the server are secured and encrypted (HTTPS), and the data is stored on protected servers. The account password is stored exclusively in an irreversible encrypted (hashed) format.
Right of access (Art. 15 GDPR): You have the right to obtain a copy of all the personal data we hold. You can generate and download at any time a PDF document with your entire history and profile data, directly from the “Export Data” section of the application.
6. Children’s Privacy
The application is intended exclusively for university students (persons aged 18+). We do not knowingly collect personal data from minors. The account validation process requires confirmation of student status, acting as a strict age filter.
Terms & Conditions
By using the OSACE application, you agree to the following terms:
- Purpose of the application: The application is intended exclusively for members and volunteers of the OSACE association to facilitate internal activities.
- Account Validation: To prevent abuse and ensure platform security, access to the main features of the application is restricted until the student identity is verified and manually approved by an administrator (by uploading the student ID).
- Conduct: Users are required to maintain appropriate language and professional conduct in the comments section of the application.
- Validity of Hours: Fraudulent scanning of attendance QR codes may lead to cancellation of hours or suspension of the account by administrators.
- Responsibility: OSACE makes every effort to ensure the optimal functioning of the application, but is not responsible for any data loss caused by technical failures of the servers.
Account Deletion
In accordance with Apple App Store and Google Play Store guidelines, you have the right to request the complete deletion of your account and all associated data.
How to delete your account:
- From within the application: Access the “Profile” menu, then scroll down to the settings section and press the red “Delete Account” button.
- By email: Send a request with the subject “Account Deletion Request” to the email address mentioned in the contact section below, using the email address associated with your account.
Warning: Account deletion is an irreversible action. All accumulated volunteer hours, participation history and obtained badges will be permanently deleted from our database.
Contact & Support
If you have questions related to the privacy policy, problems with the application or wish to exercise your right to data deletion, you can contact us through the following methods:
- Email: contact@osace.ro
- Physical address: Bulevardul Decebal 107, Craiova, Romania